承德应用技术职业学院
公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为使学院的公文处理工作逐步规范化、制度化、科学化，根据国家《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）及《河北省党政机关公文处理工作实施细则》（冀发〔2013〕13 号），结合我院实际情况，特制定本办法。
第二条 学院公文是有法定效力和规范体式的公务文书，是学院进行行政管理的重要工具。公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，必须做到准确、及时、安全、保密。
第四条 各部门应当高度重视，并设专人进行公文处理和立卷归档工作。
第五条 学院党政办公室是学院公文处理的管理机构，并负责指导校内各部门行政公文的处理工作。
第二章 公文种类
第六条 学院行文的公文种类一般有：
（一）决议、决定。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的重大工作事项，用“决议”。对特定事项或问题做出安排、规定，用“决定”。
（二）通知。传达上级指示，任免工作人员，要求下级机关、单位办理或者需要知道的事项，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，均用“通知”。
（三）通报。表扬好人好事、批评错误，传达重要情况以及需要各单位知道的重大活动，用“通报”。
（四）报告、请示。向上级机关汇报工作，反映情况，陈述意见，汇报上级交办的重要事项的处理结果，用“报告”；向上级机关请求指示和批准，用“请示”。
（五）批复。答复下级请示事项，用“批复”。
（六）函。同级单位之间互相商洽工作、询问和答复问题，联系具体事宜，用“函”。
（七）规定、办法。根据国家有关规定和条例，对学院某项工作制定带有约束性有关具体实施细则，并要求各下级单位和有关单位执行的，用“规定”或“办法”。
（八）意见。对学院重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
（九）计划、总结。对一定时限内的任务进行部署和安排，用“计划”；对一定时限内的工作进行全面、系统的分析、研究和评价，用“总结”。
（十）纪要。传达会议主要精神以及会议议定的事项，要求与会单位共同遵守、执行的，用“纪要”。
第三章 公文格式
第七条 学院公文格式一般由份号、发文标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）公文份号标注。份号即公文印制的顺序号，涉密公文应当标注份号。公文份号在公文首页左上角用阿拉伯数字标注。
（二）发文标志。发文标志由学院全称或规范简称加“文件”二字组成，也可以使用学院全称或者规范化简称。学院党委或党政联合发文，版头用“中共承德应用技术职业学院委员会文件”；学院行政发文，用“承德应用技术职业学院文件”。
（三）发文字号。分文字号由学院代字、年份、序号组成，联合行文只标主办机关发文字号。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。上行文的发文字号居左，空一字编排，与签发人姓名处在同一行。
（四）上行文。上行文应当注明签发人姓名。签发人由“签发人”三字加冒号和签发人姓名组成，居右空一字。“签发人”三字用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。
（五）公文标题标注。公文标题应准确、简明扼要地概括公文的主要内容，一般用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。
（六）主送机关标注。使用全称或规范化简称、统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，用 3 号仿宋体字，机关名称后标全角冒号。上行文和平行文一般只送一个主送机关，如果需要同时与几个上级机关或平级机关发文，用抄送形式，不得多头主送和随便抄送。
（七）正文表述。正文是公文的内容，要力求做到准确、精炼。一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文中标准字数是每个页码22行，每行排28个字。
（八）附件说明表述。附件在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。如果有多个附件，则依次单独成行向下排列。附件名称后不加标点符号。
（九）发文署名标注。发文署名要用学院全称或规范化简称。无论是上报公文还是下发公文，都要署名。制发的公文包括学院署名、成文日期、学院印章，三个要素都不能缺少。
（十）成文日期标注。以院领导签发的日期为准。一般右空四字编排，其中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全。
（十一）印章加盖。印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期。
（十二）附注标注。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系电话等，一般加括号标注于成文日期左下方。
（十三）附件标注。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要另面编排，与公文正文一起装订，如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字，有2个以上附件时，应标注附件顺序号。附件要准确规范进行排列。
（十四）抄送机关标注。抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，使用全称或者规范化简称。公文如有抄送机关，一般用 4 号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
（十五）印发机关和印发日期。一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。
（十六）页码标注。是指公文页数顺序号。公文的页码标注有两种标法，一是公文正文包括几个附件，其中都是正文的组成部分，必须把所有附件内容列入整个公文的整体部分，统一编排页码，印刷版记标在公文的最后。二是公文有几个附件，但是各有其独立性，或者是单独排版，或者是单独装订自成体系，应按其文件的内容特点编排。
第八条 公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。
第九条 公文用纸天头（上白边）为 37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为 156 mm×225 mm。
第十条 如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字，公文中文字的颜色均为黑色，一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心。
第十一条 公文最后一页若无正文应打印“（此页无正文）”字样。
第四章 行文规则
第十二条 行文关系根据职权范围和隶属关系确定。行文关系主要有上行文、平行文、下行文。
第十三条 学院统一对外行文，学院各职能部门不得自行对外正式行文。学院各职能部门职权范围内的工作由各职能部门代拟文稿，院领导签发后以学院名义发文。
第十四条 “请示”应一文一事，一般只写一个主送机关，不得抄送同级和下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
第十五条 上行文的事项如涉及学院多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通，然后以学院名义报送。
第十六条 公文应贯彻党政分开的原则。党、政业务事宜，要分别行文；行政公文，不得对党的组织作指示、交任务。
第十七条 上级行政机关对我院的行文，一般应由学院党政办公室统一处理，需转发的应经院领导批准，由学院党政办公室转发。
第五章 行文办理
第十八条 发文首页使用印有“套红”特定发文机关表示的公文用纸。根据行文目的与主送机关的行文关系确定以何种名义发文。
第十九条 行文一般包括草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等环节。
（一）草拟公文注意要点
1.要符合国家的法律、法规；要符合党和国家的方针、政策及有关规定；要符合我院的实际情况。
2.阐述情况要确实，观点明确；文字精炼、简洁，合乎语法；不生造词汇和简化字，不滥用简称；正确使用标点符号，字迹清楚；篇幅力求简短。
3.人名、地名、数字、引文要准确。数字符除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语、百分比和其它必须用阿拉伯数码标明外，一般均用汉字书写。
4.公文内容如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。
5.草拟公文应采用 A4 纸打印，逐项填写“承德应用技术职业学院发文稿纸”。有时间要求的公文，拟稿单位须提前一天送学院党政办公室。
（二）审核
1.公文文稿应当由草拟公文的职能部门负责人和学院党政办公室负责人进行核校，对拟发公文进行修改、校核，拟定发文形式规格、密级和保密期限、紧急程度、主送机关和抄送机关、发布层次和传达范围等。
2.草拟公文的职能部门负责人和学院党政办公室负责人应认真做好公文的审核工作，重点是：
（1）是否需要行文。
（2）是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令及上级部门的有关规定。
（3）涉及多个职能部门的问题是否已协商一致，未协商一致的，不得行文。
（4）行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
（5）如发现文稿有不妥之处，应与拟稿单位协商或向有关院领导请示后加以修改。
3.经审核不宜发文的公文，应当退回起草部门，并说明理由。
（三）签发。以学院名义制发的上行文，经分管院领导审阅后，党委文件由书记签发，行政文件由院长签发；以学院名义制发的下行文或平行文，党委文件由分管领导或书记签发，行政文件由分管领导或院长签发。
（四）登记和编号。院领导签署发文意见后，由学院党政办公室负责登记和编号。
（五）印刷和装订。缮印后的文件，由学院党政办公室送到文印室，文印室将公文打印出样稿后，由拟稿人进行校对。校对无误后，文印室负责按公文发文份数进行印刷和装订。
（六）用印和分发。文印室将印刷无误的公文联同定稿送党政办公室。学院党政办公室按照用印办法的规定，加盖印章，并从中留一份连同定稿，妥善保存，年终归档。其余文件由学院党政办公室负责统一分发。
（七）信息公开。学院党政办公室负责将校内下行文上传到学院校园网。
第六章 收文办理
第二十条 收文办理是对收到的校内外公文的处理过程，一般包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办等。
（一）签收和登记。学院党政办公室文书负责对“上级机关来文”、“市公文交换站取回的文件”等公文，进行签收和登记，并在文件上附上“学院党政办公室阅文单”。
（二）拟办。学院党政办公室负责人对来文审阅后，在“学院党政办公室阅文单”上签署拟办意见。一般事务性文件则不必阅批，直送有关业务部门办理。
（三）批办。文书按照学院党政办公室负责人的拟办意见，及时将公文送有关院领导阅批。有关院领导在“学院党政办公室阅文单”上批示落实公文的意见以及姓名日期。
（四）传阅。文书按照院领导的批办意见，一般按照先主要院领导、主管院领导、承办部门的顺序传阅。急件可根据文件内容，及时请示院领导阅批后，直接交承办部门办理。
（五）承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，公文处理完毕后，注明办理情况，退回党政办公室。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。
（六）催办。学院党政办公室负责公文的催办，做到紧急、涉密公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第二十一条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学院的《档案管理规定》，及时整理、立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。上级机关下发公文，学院发出的公文，会议记要，院领导讲话、报告等由学院党政办公室立卷；各职能部门的有关材料由职能部门立卷。
第二十三条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学院党政办公室档案室移交。
第八章 公文管理
第二十四条 学院公文由党政办公室专人统一管理。按照科学标准，统一公文处理制度规范和运行规范。
第二十五条 上级指定收回的公文，文书人员应按规定及时如数清理、退回，不得自行处理。
第二十六条 借出的公文应及时收回。个人开会时带回的文件，统一交党政办公室登记保管；业务性文件可先交主管部门保存，年底交回，个人不得保存。
第二十七条 凡没有保存价值的公文和重份公文，经过鉴别无误和领导批准，可定期集中销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。个人不得自行销毁。严禁向废品收购部出售公文。
第二十八条 上级机关的公文，除涉密文件不准复印以外，经院领导同意，学院党政办公室可以复印、转发，按正式公文管理。
第二十九条 学院下发的公文，各部门要有专人保管。对于涉及本部门的学院公文要妥为保管。
第九章 附 则
第三十条 本办法发布之日起施行。
