承德应用技术职业学院
档案管理办法
第一条 为适应学院发展的需要，加强学院档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为学院教育事业服务，根据《中华人民共和国档案法》（2016修正）、《中华人民共和国档案法实施办法》(2017年修订）和《高等学校档案管理办法》（2008年教育部、国家档案局第 27 号令），结合学院档案工作的实际情况，制订本办法。
第二条 学院档案是指建校以来在从事招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学生、学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是国家和学院的宝贵财富，由档案室集中统一管理。
第三条 学院档案工作是学院重要的基础性工作，学院应加强管理，将之纳入学院整体发展规划，列入各级领导的议事日程，实行统一领导，同时接受上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。
第四条 学院档案工作由院长领导，分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。
第五条 学院设立综合档案室隶属学院党政办公室，是学院档案工作的具体管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门，同时还担负爱国主义教育、校史校情教育等任务。档案室负责学院各类档案的接收、管理和利用工作。
第六条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要在相关单位设立档案分室,作为学院档案室的分支机构。分室行政上受所在部门管理，业务上受院档案室指导、监督和检查。档案分室每年要定期向学院档案室报送新增档案目录，移交永久保存的档案。
第七条 档案室设置2人。应具有中级以上专业技术职务任职经历，具有开拓创新意识和精神；档案工作人员应当具有专科以上学历，具备档案业务知识和现代化管理技能，热心档案工作，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守。学院各部门要有分管档案工作的领导，配备兼职档案人员，负责配合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定及本校的档案工作规章制度，实施学院档案工作计划、规划，收集、整理、立卷和向档案室移交本部门形成的档案材料等工作。
第八条 档案室的主要职责是：
（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学院关于档案工作的有关规定，综合规划学院档案工作；
（二）拟订学院档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管学院各类档案及有关资料，定期检查档案的保管情况；
（四）编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，开发档案信息资源，开展档案的开放和利用工作；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）负责组织学院档案人员的业务学习与培训，做好处室系部档案人员的年度考核工作；
（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；
（八）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作；
（九）负责学院年鉴的编写工作。
第九条 专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。
第十条 学院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照有关规定采取有效的防护措施，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按有关规定予以补助。
第十一条 学院各部门应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。
第十二条 学院各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围：
（一）党群类：主要包括校党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及各项活动中形成的对学院发展有参考价值的材料；上级机关与学院关于党群工作的文件材料；
（二）行政类：主要包括校行政工作的各种文件、会议记录、纪要及行政活动中形成的对学院发展有参考价值的材料；上级机关与学院关于行政工作的材料；
（三）学生类：主要包括中职生入学登记表、高职生的高中档案、入学登记表和体检表、学籍材料、奖惩材料、党团材料、中高职毕业生登记表及反映学生能力的各种材料；
（四）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行；
（五）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号执行；
（六）基建类：主要包括学院在基本建设中形成的文件材料。按《城市建设档案管理规定》（住建部令第47号）执行的文件材料送交承德市城建档案馆归档，其余在工程建设中形成的材料，凡符合《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）要求的，由学院档案室归档；
（七）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料；
（八）产品生产类：主要包括在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品、照片、录像等；
（九）出版物类：主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物；
（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出国考察、访问、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学院开展校际交流、中外合作办学，境外办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料；学院授予境外人士名誉职务、称号等的材料；
（十一）财会类：主要包括财务管理文件，按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（2016年财政部、国家档案局令第79号）执行；
（十二）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘等；
（十三）实物档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；市级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外事活动中赠送的礼品及学院重大活动制作的各种纪念品；
（十四）名人档案：主要包括专家学者、历任院领导、社会上有影响的校友、市级以上模范人物的各种材料。
各类档案归档时间：
（一）党、政处室部门，于次学年6月底前归档；
（二）教学部门和系部，应在次学年寒假前归档；
（三）科研、基建（含基建改造工程），应在鉴定、竣工后的3个月内归档；
（四）当年形成的财会档案在会计年度终了后，由计财处保管3年，期满后于次年6月底前归档；
（五）学生档案，入学前形成的材料在第一学年的寒假前归档，在校期间形成的材料在每年的暑假前归档。
各类档案的归档范围和保管期限详见《学院档案归档范围和保管期限表》。
第十三条 学院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学院各部门负责档案的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院档案室移交。
第十四条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2016）执行。保证电子公文归档文件材料齐全完整。
第十五条 档案室接收档案时，要检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时应按照电子文件归档要求验收移交。
第十六条 学院与其他部门分工协作完成的项目，档案室要保存一整套档案。协作部门除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案室保存。
第十七条 学院各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种：
（一）永久：反映学院主要职能活动和基本面貌的，对学院和社会需要长远利用的，列为永久保管，一是本校制成的重要文件，二是上级领导部门针对本校所发生的重要文件；
（二）长期：凡在较长时间内，学院需要查考和利用的档案，列为长期保管，它包括本校产生以及和上级领导部门所发生的与本校工作有关的比较重要的文件材料，保管期限为 16—50 年；
（三）短期：凡在短期内学院需要查考和利用的档案列为短期保管，保管期限为15 年以下。
第十八条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定的移交时间，由本部门档案人员移交档案馆集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料，档案室可以通过代管的形式进行管理。对于与学院有关的各种档案史料的捐赠者，视其珍贵程度，给予一定的奖励。对于征集到的珍贵史料学院将根据市场行情进行购买。
第十九条 学院综合档案室应对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。销毁档案时，必须按规定程序办理，有两人监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应归档保存备查。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十条 学院综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十一条 学院综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向学院主管院长报告，及时处理。档案工作人员应严格遵行如下库房管理制度：
（一）按规定将档案分类排放、排列整齐；
（二）保持库房清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作；
（三）库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查库房消防器材；
（四）非经允许，外人不得随便进入库房；
（五）管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙，确保库房安全；
（六）熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时采取补救措施修复或复制，保证档案的使用寿命和使用价值；
（七）有库房温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划；
（八）切实做好平时防范工作，做到人离灯灭，消除火灾隐患，保证档案安全；
（九）档案入库时要严格检查文件材料的书写质量，不得有圆珠笔笔迹、铅笔笔迹、复印件，以防字迹在短期内褪色模糊。
第二十二条 学院综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表：
（一）按要求完成上级档案部门要求报送的有关档案工作的统计资料或报表；
（二）按上级和学院要求进行定期的综合或专项统计分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，报告学院领导；
（三）档案工作人员要加强档案统计工作责任心，认真学习和掌握档案统计方面的基本知识，做好档案统计工作；
（四）搞好档案统计分析，提高档案工作的管理水平；
（五）做好各门类档案（即按归档范围所规定的各类档案）的数量（包括当年归档数、累计数）、利用情况、档案工作人员情况（包括人数、年龄、职称、文化程度）等的统计。
第二十三条 档案工作人员要有安全保密意识，要遵行如下保密制度：
（一）档案人员必须遵守中央文件规定的十条保密守则，严守秘密，严防泄密、失密，否则要追究责任，严肃处理；
（二）档案人员要严格执行档案的查借阅制度，借出档案要及时催还、核实；
（三）非档案专职工作人员不准进入档案库房。需要查找利用档案，必须按规定的手续办理，由专职档案工作人员提供；
（四）保密档案的管理人员和查阅、摘抄保密档案的人员要遵守保密规定，不得扩散传播；
（五）加强保密观念，每逢节假日进行一次安全、保密检查，及时消除不安定因素。
第二十四条 档案室要严格执行国家、学院保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学院档案。属下列情况之一者，不得对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用，根据干部人事档案的有关规定执行。
第二十六条 学院综合档案室保存的档案，主要供本校利用，执行如下借阅制度：
（一）凡因工作需要借阅档案室管理的档案材料，学院领导可直接到档案室登记借阅；
（二）学院教职工因工作需要，或说明利用档案的目的和范围后，可直接查、借阅档案（查阅、摘录和复制均可），要严格履行登记手续；
（三）凡查阅党委、行政核心档案（如党委、院长办公会议记录等）需经党政办公室主任批准；
（四）档案是国家的宝贵财富，为保护档案的完整，便于永久使用，档案原则上不外借，如需要借出时，要履行借出手续，并限期归还，对借出的档案要注意保密，爱护档案资料，妥善保管档案，不得将档案带入公共场所和家中，不准转借、损毁、污染、勾抹、涂改、划笔道，不准拆卷等；确保档案完整与安全，如有失密、丢失、损坏档案的应予追究和处理；
（五）学院的教学、科研档案，主要供本校利用。外单位或个人需要查阅时，要持介绍信和经过学院领导批准。
第二十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经学院领导批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。
第二十八条 学院综合档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案室负责人批准。
第二十九条 学院档案室应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，案卷目录、文件目录，结合工作需要编写专题目录、分类目录、主题目录、全宗指南等，为学院各方面工作利用档案创造便利条件。
第三十条 学院综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。加盖学院公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条 档案室要为学院和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，无偿提供。用于个人的经办公室主任批准后提供。学院各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案室应无偿和优先提供。
第三十二条 寄存在档案室的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第三十三条 学院综合档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请院长批准。
第三十四条 学院综合档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。
第三十五条 学院要确保档案工作和设备的经费需要，所需经费列入学院预算，单列专款由档案室统筹安排。
第三十六条 学院要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。
第三十七条 学院应为档案室配备必要的设备和恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条 学院应当为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。
第三十九条 综合档案室建立年度检查考核制度，明确岗位职责，对优秀的档案人员和兼职档案员给予奖励：
（一）在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；
（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条 有下列行为之一的，学院要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第四十一条 本办法解释权归学院党政办公室。
第四十二条 本办法适应于学院各部门。
第四十三条 本办法自发布之日起施行。
第四十四条 本办法附《承德应用技术职业学院档案归档规范》，详见附件。
附件：
承德应用技术职业学院档案归档规范
根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规划》和教育部发布的《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关规定，制定我校档案立卷归档规范，使我院档案工作更好地为学院教学、科研等各项工作服务。
一、档案归档工作的基本原则
（一）各类档案集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
（二）党政文件材料实行文书处理部门立卷归档制度，其它档案由形成部门立卷归档。
（三）各类文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学院各系、部、处室的工作计划和规划、纳入管理制度、纳入管理人员职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
（四）学院各系、部、处室要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定一名兼职档案员，负责档案的收集、整理、归档工作。
（五）要努力实现档案工作从传统管理向现代化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥档案的作用。
二、归档要求
1.各立档部门每年初要编好案卷类目，做好平时立卷工作。处理完毕的文件要及时归卷，在文件编号用印时要注意收集归卷，不得分散保管，各部门、个人不得保存文件，如工作需要，可向文书部门借阅。
2.立卷时，各部门应将文件收集齐全，除已登记的文件外，还要搜集在工作中形成的而未进行登记有立卷价值的文件，以保证档案材料齐全完整。
3.组卷方法，学院采取以问题为主，结合其它特征组卷。组卷时按文件材料的自然形成规律及其之间的历史联系和保管期限加以系统整理组卷；应考虑文件的重要程度、保存价值和文件的数量，对于记录和反映本校主要职能活动及有重要查考研究价值的文件应单独立卷，为便于保管和利用，一个问题或相应的几个问题组成一卷，但不能庞杂。
4.跨年度的年度计划、总结报表、预决算等材料．应立在针对的一年，长远计划应立在针对的头一年，几年来的工作总结应立在针对的一年，有关这些问题的日常来往文件则立在形成的年度。
5.有附件的文件，立卷时不得分开或抽存。
6.按照文件的性质和保管期限表的要求，将文件分为永久、长期、短期三类案卷。
7.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列，批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前、定稿在后，转发件在前，被转发件在后。
8.案卷标题，要求结构完整（作者、年代、问题、名称具备），确切反映卷内文件内容。
9.装订时要去掉文件上的金属物，对较大的表格，要适当地折叠，对装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，要进行加边、修补和裱糊。
10.成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面材料非装订线一侧上角。卷内文件应逐件加盖档号章。
11.填写卷内目录和备考表，字迹清楚、整洁，用钢笔写。
12.对采用立簿卷方式的案卷，必须用软卷皮，几卷再装入硬卷盒内。
1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系或教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。
2.根据教学文件材料的形成规律，保持有机联系和便于查考利用的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多可分别组成若干卷，每卷不超过 200 页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一、文件较少者按不同内容分别组成簿卷。
3.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。
4.卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前、请示在后的要求排列。
5.卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。
6.凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
7.各种材料大小均为 A4 纸，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
8.书写材料包括纸张、墨水等材料要优质，字迹要工整，严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，以便长期保存。
9.按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
10.填写卷内目录及备考表。
11.填写案卷封面各栏目，标题要简短准确。
1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。
2.根据科研文件材料形成规律和联系，将科研文件材料进行系统整理，视材料多少，组成一题一卷或一题数卷。
3.内容不可分的科研文件材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
4.拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。
5.科研文件材料采用档案盒方式保管，每件科研文件材料用线装订。
6.科研管理部门的文件材料，按党政档案要求组卷装订。
7.填写卷内目录、备考表和案卷封面。
1.学院设备管理部门是学院设备文件材料的形成积累汇总部门，必须有专（兼）职档案员集中管理本校的设备文件材料。学院的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。
2.从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累，过程结束后移交档案部门。
3.设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累，并及时整理登记、移交设备管理部门．
4.重大设备的开箱验收必须有学院档案部门参加，以监督检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。
5.学院各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
6.坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
7.根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。
8.将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件，论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
9.卷内文件材料按文字材料在前、图表在后的要求排列。
10.拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
11.设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。
12.全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从 1 开始，页号位置在非装订线一侧的上角，对不装订卷在每件文件加盖档号章并依次编写件号。
13.拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题，控制在 100 个字符以内。
1.产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料整理组卷交技术管理部门，与积累的管理性材料整理成卷后，再送交校档案部门。
2.根据产品生产与科技开发文件材料的自然形成规律，保持有机联系和便于查考的组卷原则，将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目关键材料放在卷首，
底图单独存放。
3.若一个项目文件材料少时，文字材料在前，蓝图在后组卷，底图单独存放。
4.与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中组卷。
5.底图、蓝图的格式和编号，必须符合国家标准，配套图有目录。
6.幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，按 4 号图纸规格折叠成手风琴式，底图一律平放或卷放，严禁折叠。对透明底图用缝纫机打边。
7.卷内文件材料按正件在前、附件在后排列。
8.对组好的技术文件材料逐页编号，编号从 1 开始，无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页，页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位在右上角加盖学位名称、标号、件号戳记章，逐项填写。
9.填写卷内目录和备考表。卷内目录放在卷内材料首反之上，备考表放在卷内材料首页之后．
10.对蓝图、底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。
11.草拟案卷封面，经档案部门审查后，填写案卷封面。标题要简明、确切。
12.产品生产与科技开发文件材料采用案卷或卷盒两种方式保存。
1.基建项目结束后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成归档的基建文件材料整理组卷工作。
2.根据文件材料的形成规律和联系进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。
3.文件材料的排列：正件在前、附件在后；印件在前、原稿在后；批复在前、请示在后。图纸按图类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。
4.拆除卷内金属物，对破损材料进行修补。
5.基建文件材料采用卷盒方式保管。蓝图大于卷盒 20，以手风琴式折叠成四号图纸 20 规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装边，透明底图用缝纫机打图边。
6.无论单、双面只要有文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从 1 开始，页号位置在非装订线一侧下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、标号、件号的章，逐一填写。
（七）财会档案归档要求
1.坚持财会文件材料形成部门立卷的原则，由财会部门兼职档案员负责
