第一章 总 则
第一条 为适应学校发展的需要，加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为学校教育事业服务，根据《中华人民共和国档案法》（1996年修正）、《中华人民共和国档案实施办法》（1999 年国家档案局第 5 号令）和《高等学校档案管理办法》（2008 年教育部第 27 号令），结合学校档案工作的实际情况，制订本条例。
第二条 本条例所指的档案是学校从事教学、科研、党政管理以及其他活动直接形成的对学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校应加强管理，将之纳入学校整体发展规划，列入各级领导的议事日程，实行统一领导，同时接受上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。
第二章 机构设置与人员配备
第四条 学校档案工作由校长领导，党政办公室主任分管。档案室是我校档案工作的职能管理部门，集中统一管理全校档案工作。各系、部、处、室等部门，必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并配备一名兼职档案人员（原则上由教学秘书或办公室秘书兼任），负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第五条 综合档案室的管理职责：
（一）贯彻执行国家、省、市关于档案工作的法规、政策、规定，规划全校档案工作，完成上级机关下达的档案工作任务。
（二）制订学校档案工作规章制度，并负责指导、监督和检查执行情况。
（三）负责接收（征集）、整理、编目、鉴定、统计、保管全校各类档案和有关资料。
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
（六）开展档案的开放和利用工作。
（七）对全校兼职档案工作人员进行业务指导。
（八）开展档案学术交流活动，参加档案工作协作活动和档案学会组织活动，进行档案信息交流。
（九）积极完成学校领导交办的有关档案业务工作。
第六条 综合档案室主任要认真贯彻党的方针政策，热爱档案事业，由具有馆员以上专业技术职务、有组织协调能力、具有开拓创新意识和精神、身体健康的人员担任。
第七条 学校应为综合档案室配备专职档案工作人员，专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案数量和工作任务确定。
第八条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。
第九条 学校专职档案工作人员及以档案工作为主的兼职档案员属于专业技术人员，与学校教学、科研和行政管理人员同等待遇，实行专业技术职务聘任制，档案人员队伍应当保持相对稳定。
第十条 学校档案管理人员，长期接触有毒有害物质，可按照有关规定配备职业卫生健康防护用品。
第三章 档案管理
第十一条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十二条 学校应对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，档案归档范围分十大类：党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、实物等各种载体形式。
第十三条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案室移交。
第十四条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，分类准确、组卷合理、装订及编目符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照省教育厅冀教办〔2008〕27 号转发省档案局关于《河北省电子公文归档管理暂行办法》通知精神执行。保证电子公文归档文件材料齐全完整。
第十五条 学校档案材料归档时间为：
（一）学校各部门文件材料应在形成第二年六月底前归档；
（二）各系、部等教学部门应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档，财会类档案在会计年度终了后可暂时由财会部门保存，三年后，再向学校综合档案室移交。
第十六条 学校综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第十七条 学校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种。
（一）永久：反映学校主要职能活动和基本面貌的，对学校和社会需要长远利用的，列为永久保管，一是本校制成的重要文件，二是上级领导部门针对本校所发生的重要文件。
（二）长期：凡在较长时间内，学校需要查考和利用的档案，列为长期保管，它包括本校产生以及和上级领导部门所发生的与本校工作有关的比较重要的文件材料，保管期限为 16—50 年。
（三）短期：凡在短期内学校需要查考和利用的档案列为短期保管，保管期限为15 年以下。
第十八条 学校综合档案室应对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。销毁档案时，必须按规定程序办理，有两人监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应归档保存备查。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十九条 学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十一条 学校综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向学校主管校长报告，及时处理。档案工作人员应严格遵行如下库房管理制度。
（一）按规定将档案分类排放、排列整齐。
（二）保持库房清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。
（三）库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查库房消防器材。
（四）非经允许，外人不得随便进入库房。
（五）管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙，确保库房安全。
（六）熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时采取补救措施修复或复制，保证档案的使用寿命和使用价值。
（七）有库房温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。
（八）切实做好平时防范工作，做到人离灯灭，消除火灾隐患，保证档案安全。
（九）档案入库时要严格检查文件材料的书写质量，不得有圆珠笔笔迹、铅笔笔迹、复印件，以防字迹在短期内褪色模糊。
第二十二条 学校综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
（一）按要求完成上级档案部门要求报送的有关档案工作的统计资料或报表。
（二）按上级和学校要求进行定期的综合或专项统计分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。
（三）档案工作人员要加强档案统计工作责任心，认真学习和掌握档案统计方面的基本知识，做好档案统计工作。
（四）搞好档案统计分析，提高档案工作的管理水平。
（五）做好各门类档案（即按归档范围所规定的各类档案）的数量（包括当年归档数、累计数）、利用情况、档案工作人员情况（包括人数、年龄、职称、文化程度）等的统计。
第二十三条 档案工作人员要有安全保密意识，要遵行如下保密制度。
（一）档案人员必须遵守中央文件规定的十条保密守则，严守秘密，严防泄密、失密，否则要追究责任，严肃处理。
（二）档案人员要严格执行档案的查借阅制度，借出档案要及时催还、核实。
（三）非档案专职工作人员不准进入档案库房。需要查找利用档案，必须按规定的手续办理，由专职档案工作人员提供。
（四）保密档案的管理人员和查阅、摘抄保密档案的人员要遵守保密规定，不得扩散传播。
（五）加强保密观念，每逢节假日进行一次安全、保密检查，及时消除不安定因素。
第四章 档案的发布与利用
第二十四条 学校综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
(一)涉及学校秘密的；
(二)涉及专利或者技术秘密的；
(三)涉及个人隐私的；
(四)档案形成单位规定限制利用的。
第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
第二十六条 学校综合档案室保存的档案，主要供本校利用，执行如下借阅制度。
（一）校级领导可直接查、借阅工作需要的档案。
（二）本校教职工因工作需要，或说明利用档案的目的和范围后，可直接查、借阅档案（查阅、摘录和复制均可），要严格履行登记手续。
（三）凡查阅党委、行政核心档案（如党委、行政办公会议记录等）需经党政办公室主任批准。
（四）档案是国家的宝贵财富，为保护档案的完整，便于永久使用，档案原则上不外借，如需要借出时，要履行借出手续，并限期归还，对借出的档案要注意保密，爱护档案资料，妥善保管档案，不得将档案带入公共场所和家中，不准转借、损毁、污染、勾抹、涂改、划笔道，不准拆卷等；确保档案完整与安全，如有失密、丢失、损坏档案的应予追究和处理。
（五）档案提供机关工作利用，不面对个人使用，如需查证某一问题，要经有关职能部门批准。
（六）学校的教学、科研档案，主要供本校利用。外单位或个人需要查阅时，要持介绍信和经过学校领导批准。
第二十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经学校领导批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。
第二十八条 学校综合档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案负责人批准。加盖学校档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十九条 学校档案室应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，案卷目录、文件目录，结合工作需要编写专题目录、分类目录、主题目录、全宗指南等，为学校各方面工作利用档案创造便利条件。
第三十条 学校综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。
第三十一条 学校综合档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十二条 学校综合档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。
第五章 经费、库房与设备
第三十三条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十四条 学校应当为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十五条 学校应当为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章 考核奖励与处罚
第三十六条 综合档案室建立检查考核制度，明确岗位职责，对优秀的档案人员和兼职档案员给予奖励。
第三十七条 对违反《档案法》及《高等学校档案管理办法》行为，应按规定条款给予处罚。对学校文明单位考核中各单位档案管理工作要按档案考核标准进行考核。
第三十八条 本办法自发布之日起施行。