承德应用技术职业学院
关于建立健全防范冒名顶替上大学问题长效机制实施细则
第一章 总则
第一条 为贯彻落实国家招生政策，加强学生学籍注册管理，切实保护学生权益，按照《河北省教育厅关于建立健全防范冒名顶替上大学问题长效机制的实施方案》文件要求，特制定我院关于建立健全防范冒名顶替上大学问题长效机制的实施细则。
第二条 以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，全面贯彻党的教育方针，落实立德树人根本任务，严格执行《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国高等教育法》等法律法规，认真落实高校招生考试和学籍学历管理规章制度，建立健全完善体制机制，严格按照《普通高等学校学生管理规定》（教育部第41号令）和学籍电子注册规定，认真开展新生入学资格审查和录取资格复查，规范加强学籍学历管理，做好录取信息及录取通知书管理，依法维护学生合法权益，严防冒名顶替入学，切实维护高等学历教育公信力和学生合法权益，牢牢守住教育公平和社会正义底线。
第三条 此细则适用每年录取的新生及全体高职在籍学生，包括统招生、单独招生、对口升学及扩招提升等各类招生类型学生。
第二章 工作内容
第四条 招生就业办加强录取信息管理，录取工作结束后，及时通过学校官网、官微等渠道公布录取信息，供考生和家长查询录取结果，严格录取通知书寄递管理，与邮政企业签订合同，规范交接手续，制定寄递程序和操作流程，明确专门人员具体负责，录取通知书使用邮政特快专递邮件方式寄递，寄递单号及时归档，随时可查。根据省教育考试院提供的考生电子档案，会同邮政企业准确填写新生录取通知书收件人姓名、地址、邮编、联系电话等详情单信息，录取通知书准确记录考生姓名、录取照片、身份证号、录取专业，报到地址及时间等内容，由校长签发并加盖学校公章。录取通知书邮寄给考生本人，由考生本人签收，确保学生及时快速获取录取信息。
第五条 严格新生入学报到资格审查和录取资格复查
（一）建立新生辅导员、系部书记（学管主任）、分管校领导“三级审签”工作机制。审查结束后，将《承德应用技术职业学院新生入学资格三级审签表》交学工处和招生就业办各一份，同时上交系主要领导签字盖章的新生入学资格审查报告。各系建立本系新生入学资格审查制度，严格落实新生入学报到资格审查和录取资格复查。学院每年新生入学报到前召开专题工作会议，学院书记、院长，相关部门主要负责人参加，研究部署周密做好新生入学报到、办理入学手续、新生入学资格复查等工作，重点压实各部门、各系在新生入学资格核查及复查工作中的主体责任。
（二）新生入学报到时，招生就业办指导各系（院）认真对新生的录取通知书、居民身份证、高考加分资格证明等有关材料与学生高中阶段纸质档案、录取考生名册、考生电子档案、报名和录取数据逐一核实。各系及辅导员要按照“一系一册”“一人一档”核查建档。
（三）图像采集和人像比对。新生入校后，由学工处组织各系（院）现场采集学生图像，确保不漏一人，利用人像比对现代信息技术对新生入学采集照片与高考报名照片（录取电子照片）、居民身份证照片逐一进行人像比对，同时通过肉眼比对、查看学生本人和录取照片，确定是否为同一人。对存疑数据要求辅导员和系部进行重点核验，并报学工处再次核验。
（四）入学前后档案比对。 各系（院）及辅导员组织学生准确填写《学生入学登记表》《学生卡片》，由辅导员逐一与学生高中记载的档案相关信息进行核对，尤其是核对出生日期、家庭住址、家庭情况、身高等能确定身份的关键信息、对新生所填写的学生学籍表与纸质档案材料字迹比对，由辅导员和系部领导签字后上交《新生入学资格复查情况统计表》，凡是发现所填信息不一致的，立即由辅导员与学生本人、生源校、学生户籍所在地相关部门进行调查核实。学生信息必须由学生本人亲自填写，必须使用入学后现场采集的学生照片，不得使用学生高考报名照片。
第六条 严格新生入学后录取资格复查
（一）招生就业办指导各系在新生入学三个月内按照国家招生规定对新生报到资格、身心状况、录取手续及程序、录取资格等进行复查，在新生入学后3个月内按照国家招生规定对新生报名资格、身心状况、录取手续及程序、录取资格等进行复核，对艺术体育专业、高水平艺术团、高水平运动队等特殊类型录取新生开展入学专业复测，实行工作人员一人复查、一人审核并签字确认的工作机制，做到辅导员复查签字确认，系领导审核签字确认。复查各系可以采用本系辅导员互查的形式进行。
（二）辅导员对新生入学资格复查中发现的问题第一时间上报系部，系部对本系复查中发现的问题形成问题清单及报告签字盖章后上报学院招生就业办。招生就业办要认真与生源地省级招生考试机构核实存疑信息。
（三）对于查实的通过弄虚作假、徇私舞弊等方式冒名顶替入学以及其他违规录取的新生，按照学校相关管理规定和程序取消其学籍;情节严重的经学校研究后移交有关部门调查处理。
第七条 严格新生学籍电子注册
（一）我校在完成新生入学资格审查后，按照学籍电子注册有关要求，依据审定的新生学籍注册名单，明确专人及时登录学信网完成新生学籍电子注册，并确保新生学籍电子注册信息完整、真实、准确。要认真核对新生录取电子照片，凡是发现漏传、错传的，要立即联系生源地省级招生部门进行补传或更正，严防同姓名同身份证号重复注册，普通专科学生在同一学习时段，只注册一个普通全日制学籍。为确保学生注册的准确性，采取“双重把握”方式，一是由学生本人填写需注册的各项信息（纸质版和电子版），学生本人确认签字，二是学工处负责学籍老师对学生填写后的各项信息与录取信息比对，如有不一致情况，联系辅导员与学生再次确认。
（二）及时做好应征入伍新生保留入学资格的相关手续及网上标注工作。辅导员要第一时间统计应征入伍新生情况，办理保留入学资格相关手续，填写保留入学资格申请表，辅导员及系领导签字确认后报学工处。辅导员在办理过程中不得收取学生任何费用。
（三）各系对新生因个人或其他原因保留入学资格或放弃入学资格学生辅导员要及时联系学生进行确认，明确保留入学资格或放弃入学资格具体原因及时间，报系部汇总，各系将包括具体原因及时间的未报到学生情况统计表签字盖章后报学工处，学籍老师及时在学信网做标注。
（四）在完成新生学籍电子注册后各系及辅导员及时督促指导所有新生两周内登录学信网核查个人身份信息和学籍注册信息，对于发现问题及时履行手续，报辅导员、系部及学工处核实纠正。
（五）学校建立电子学籍信息库，推进学籍管理学籍信息化建设，同步建立学校自身的电子学籍信息库并做好信息维护。
第八条 严格按照高校学生管理有关规定，规范学历证书的颁发和电子注册，建立健全学历证书核查机制，将学生毕业照片与录取照片、入学照片、居民身份证照片进行人像比对，对人像比对不一致、违反招生规定、无学籍、空挂学籍或不具备毕业资格的学生不颁发学籍证书，不合格学历证书不予电子注册。学生毕业实习离校前，组织学生再次对学历电子注册信息进行核对，逐一本人签字，辅导员、系部审核并签字盖章，确保学生姓名、身份证号、学制、学习形式、学历照片等全部信息准确无误。
第九条 学校制定《承德应用技术职业学院学生档案管理办法》，学工处指导各系及辅导员做好学籍档案收集整理、检查核对、鉴别归档、保管使用、转送移交等工作。要求规范做好学籍档案收集整理工作，一是入校前学生档案材料，学生入学前所有档案材料（必须有普通高校录取新生综合信息登记表、学籍档案、准考证），按照档案目录依次放入档案袋并做好标记。二是入校后学生档案材料按照档案目录将学生材料放入档案袋里，并做好标记，要求各系及时将学生各种档案材料（学生身份信息、学籍注册信息、学年注册信息、学籍变动、学籍记载、学生学业考试情况、社会实践情况、奖惩情况等）及时装入档案袋内。学生毕业后学籍档案交由党政办集中保存，谋划建设学籍档案电子化管理，确保长期保存，随时可查。
第三章 组织落实与工作保障
第十条 建立新生入学资格审查和录取资格复查工作领导小组，党委书记、院长任组长，主管学生工作的副院长任副组长，招生就业办、学工处、纪检等职能部门负责人及各系书记任成员，领导小组下设办公室负责各项具体工作的组织实施。
第十一条 明确职责分工
（一）学工处（团委）做好学籍电子注册、学籍异动等日常管理，与招生就业办共同做好新生入学报到资格审查和录取资格复查工作，指导各系及辅导员做好学生档案的管理工作。
（二）招生就业办做好新生录取信息及录取通知的寄递工作，协助指导各系做好新生入学报到资格审查和录取资格复查工作。
（三）各系（院）及辅导员在招生办和学工处的指导下，做好新生入学报到资格审查和录取资格复查工作；学生学籍注册、学籍异动相关程序性材料；学历证书电子注册的毕业照片，相关信息的核对工作；组织学生准确填写档案相关材料，按照“一系一册”“一人一档”核查建档及学生档案的日常管理工作；及时做好应征入伍学生保留入学资格或保留学籍的相关手续。
第四章 工作要求与督察问责
第十二条 关于冒名顶替上大学相关工作要求范围内容、工作步骤、阶段安排以及有关工作方案等，一律作为工作秘密，严禁泄漏给涉事人员，不得向无关人员提及。及时对在新生入学资格复查过程中发现的的疑似冒名顶替问题线索，精细清查，对排查出的问题一律依规依纪依法从严处置和问责。稳妥做好被恶意冒名顶替者的工作，加强心理疏导，提供法律援助，依法合情合理解决相关人员继续接受教育等诉求。与河北省教育厅、承德市教育局保持密切联系，自觉接受统筹指导，把握好适用的法律和政策依据，拿不准的政策问题及时请示，防止出现事实和性质认定不准等问题，对摸排情况及时请示报告。学校纪委建立健全监督检查、责任追究、信访举报工作机制，对考试招生和学籍学历管理相关政策法规落实和制度建设情况开展定期检查，对冒名顶替、弄虚作假、徇私舞弊、滥用权力、失职失责等情形，一经查实，依归依法严肃追究各部门及系院相关人员的责任，建立“谁审核、谁签字、谁负责”的责任终身追究制。对信访举报的问题线索，坚持发现一起、查处一起。
